När lönar det sig att bygga ett eget webbsystem?

Excel, mejl och standardprogram räcker långt. Men när samma uppgift görs för hand varje vecka, av flera personer, blir det ofta dyrare än många tror.

Räkna på det manuella arbetet

Börja med en enkel kalkyl:

• Hur många personer gör uppgiften?
• Hur många timmar per vecka lägger var och en?
• Vad kostar en arbetstimme inklusive sociala avgifter?

Exempel: tre personer lägger två timmar var i veckan på att föra över order från mejl till Excel och vidare till ekonomisystemet. Med en timkostnad på 450 kronor och 46 arbetsveckor blir det 124 200 kronor per år.

Räkna även på det som inte syns

Manuellt arbete kostar mer än tiden:

• Fel som uppstår när information skrivs av.
• Kunder som ringer för att fråga om status.
• Kunskap som bara finns hos en person.
• Svårigheten att växa utan att anställa fler för administrationen.

Tecken på att det är dags

Det kan vara dags att se över ett eget system om ni känner igen flera av de här:

• Samma information skrivs in på mer än ett ställe.
• Ni har ett standardprogram som bara täcker halva behovet.
• Kunder efterfrågar en portal där de kan se order, offerter eller underlag själva.
• Ett kalkylark har blivit så stort att bara en person vågar ändra i det.

När det inte lönar sig

Om uppgiften görs sällan, eller om ett färdigt program löser 90 procent av behovet, är det ofta bättre att anpassa arbetssättet. Ett eget system ska ta bort arbete, inte skapa ett nytt projekt att förvalta.

Nästa steg

Gör kalkylen ovan för de två eller tre mest tidskrävande uppgifterna. Om summan per år är större än vad ett system skulle kosta, är det värt att begära en offert och jämföra.